La mayor parte de los fraudes en el área de Tesorería se pueden calificar como malversación o robo de activos y los fraudes con proveedores se pueden clasificar dentro de los fraudes relacionados con compras.
Parecería inverosímil, pero en muchos casos, el modus operandi consiste en transferencias electrónicas de efectivo hechas directamente de la cuenta bancaria de la compañía a la de un empleado. Generalmente la administración no se da cuenta de esta anomalía hasta después de un periodo promedio de 6 meses. En otras ocasiones existen cheques emitidos al mismo beneficiario varias veces, cheques que se emiten “a nosotros mismos” y que son cambiados por efectivo.
Por otro lado, cuando existen pagos en efectivo (por ejemplo a proveedores artesanales o de insumos alimenticios) el efectivo también tiende a ser malversado. Cuando hay una caja general o incluso cajas chicas, se intercambia la comodidad por el control, y hemos visto casos donde se deposita el monto de la caja chica a un empleado en su cuenta personal.
Algunas de las razones más comunes detrás de todos estos ejemplos son:
1. Existen empleados dentro del departamento de Finanzas que pueden hacer transferencias electrónicas desde su computadora sin que haya una segunda firma que las autorice.
2. Las conciliaciones bancarias no son revisadas con el detalle necesario. Además lo hacen individuos con funciones incompatibles a aquellos que manejan el efectivo y a quienes las preparan.
3. Las salidas de efectivo no se documentan y no se autorizan conforme a las políticas de la compañía “debido a la urgencia”.
4. La “posición de efectivo” (cuánto dinero se tiene disponible) no es revisada con frecuencia y con detalle por los altos mandos de la administración.
5. No se le asigna responsabilidad sobre el efectivo a los empleados involucrados no sólo en su custodia y administración, sino a aquellos incluso de alto nivel que deberían estar a cargo de su monitoreo.
Cuando se descubren este tipo de incidencias de fraude, generalmente se puede demostrar que hubo robo y comenzar una causa penal en contra del empleado. Sin embargo, lo más difícil es la recuperación de los activos.
Hay más posibilidad de que exista un fraude en el área de Compras cuando no hay un departamento centralizado, pero se deben tener los controles adecuados.
Los casos más comunes que hemos observado son los relativos a la colusión entre los proveedores y los empleados de la compañía, cuando el empleado acepta un soborno del proveedor. Este tipo de soborno es generalmente incluido por el proveedor en el precio del producto a vender. Hemos visto muchos casos donde el empleado falsifica cotizaciones de proveedores para cumplir con el control.
Los insumos y servicios secundarios o de soporte son los que tienen más incidencia de fraudes porque no son sujetos a revisión detallada como las materias primas o servicios primarios. Algunos ejemplos son:
1. Servicios de marketing y publicidad
2. Gastos de viaje y entretenimiento
3. Compras de activos fijos (sistemas informáticos)
De lo anterior, hemos notado en nuestras investigaciones que los empleados que solicitan dichas erogaciones generalmente son los “expertos” y los de Compras no tienen la especialización (ni la autoridad) para cuestionar a los proveedores que se eligen, las condiciones de compra, ni los precios negociados.
Algunas de las razones para que existan este tipo de fraudes son:
1. Los departamentos de Compras, Contraloría y/o Auditoría no tienen la autoridad para cuestionar a los directores de área que sugieren (o imponen) proveedores.
2. No existe un monitoreo o seguimiento de las compras.
3. No existe un archivo maestro de proveedores que sea un requisito indispensable para que se haga un pago a proveedores, o si existe no hay un control estricto sobre el mismo.
El corolario obligado a los ejemplos anteriores no debe ser “¿y dónde estaban los auditores?”, ya que esa actitud sólo trata de transferir la responsabilidad a un tercero pero que no cura el problema. La implementación de un programa integral de administración de riesgo de fraude que incluya mecanismos de prevención, detección y respuesta, desde la alta gerencia hasta los procesos operativos y financieros específicos, es la acción que va a permitir que la compañía esté mejor protegida ante este tipo de riesgos.